Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân Là Gì? Điều Kiện Và Thủ Tục Chi Tiết

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là quyền lợi hợp pháp của mỗi người lao động khi số thuế đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người chưa biết liệu mình có thuộc diện được hoàn thuế thu nhập cá nhân hay không, và nếu được thì làm thế nào. Vì vậy, trong bài viết này Thẻ Tốt Nhất sẽ giải thích rõ hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì, điều kiện, hồ sơ và quy trình hoàn thuế TNCN theo quy định hiện hành.

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là việc cơ quan thuế hoàn trả lại cho người nộp thuế phần tiền thuế đã nộp vào ngân sách nhà nước nhưng vượt quá số thuế thực tế phải nộp sau khi quyết toán.

Khoản tiền được hoàn có thể phát sinh do doanh nghiệp đã khấu trừ thuế nhiều hơn nghĩa vụ thực tế của người lao động hoặc do cá nhân đã tạm nộp thuế nhưng cuối năm xác định số thuế phải nộp thấp hơn.

Căn cứ pháp lý về việc hoàn thuế thu nhập cá nhân được quy định rõ trong Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan.

Ví dụ: Anh A làm việc tại doanh nghiệp từ tháng 1 đến tháng 6. Trong thời gian làm việc, công ty đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hằng tháng. Sau khi nghỉ việc, tổng thu nhập cả năm của anh chưa đến mức phải nộp thuế. Trường hợp này, số thuế đã bị khấu trừ có thể được hoàn lại nếu anh thực hiện quyết toán thuế đúng quy định.

Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân

Không phải ai nộp thừa thuế cũng đương nhiên được hoàn trả. Có một số điều kiện bắt buộc người nộp thuế cần đáp ứng theo quy định như:

Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp

Đây là điều kiện cốt lõi và phổ biến nhất dẫn đến hoàn thuế thu nhập cá nhân. Trong thực tế, có nhiều lý do khiến số thuế khấu trừ tạm tính cả năm cao hơn số thuế thực tế phát sinh, bao gồm:

• Người lao động có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nhưng công ty chưa tính hết vào lúc khấu trừ.
• Người lao động đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc nhưng phần giảm trừ chưa được phản ánh đầy đủ.
• Người lao động có biến động thu nhập trong năm như nghỉ việc giữa chừng, giảm lương, hoặc thưởng thấp hơn ước tính.

Tất cả các trường hợp trên, khi quyết toán, tổng thuế nộp dư sẽ được xem xét hoàn trả cho người nộp thuế.

Thu nhập chưa đến mức phải nộp thuế nhưng đã bị khấu trừ

Trường hợp này thường xảy ra với lao động tự do, người làm việc theo hợp đồng thời vụ dưới ba tháng hoặc người mới ra trường làm việc chưa đủ năm. Đơn vị chi trả thu nhập sẽ tự động khấu trừ 10% trên mỗi lần chi trả từ hai triệu đồng trở lên. Đến cuối năm, nếu tổng thu nhập sau khi trừ đi mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc chưa chạm ngưỡng phải nộp thuế, cá nhân có quyền nhận lại toàn bộ số tiền 10% đã bị khấu trừ.

Ví dụ: Chị Lan làm cộng tác viên cho nhiều đơn vị, mỗi đơn vị đều khấu trừ 10% khi thanh toán. Tổng thu nhập cả năm của chị là 90 triệu đồng. Sau khi trừ giảm trừ bản thân 132 triệu đồng, thu nhập tính thuế bằng 0. Vì vậy, toàn bộ số thuế đã bị khấu trừ trong năm chị Lan có thể đề nghị hoàn lại.

Đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán

Theo quy định hiện hành, cá nhân muốn hoàn thuế phải có mã số thuế cá nhân hợp lệ trước khi thực hiện quyết toán và đề nghị hoàn. Nếu chưa có mã số thuế (MST), cần đăng ký thông qua cơ quan thuế nơi cư trú hoặc qua đơn vị sử dụng lao động trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

Phải có đề nghị hoàn thuế

Cơ quan thuế không tự động hoàn thuế dù bạn có số dư thừa trong hệ thống. Người nộp thuế phải chủ động làm đơn đề nghị, ghi rõ số tiền đề nghị hoàn trong tờ khai quyết toán. Nếu không đề nghị, số tiền nộp thừa sẽ được giữ lại và bù trừ vào nghĩa vụ thuế của kỳ tiếp theo.

Có đủ chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc đã nộp

Cơ quan thuế sẽ đối chiếu số liệu trên tờ khai với dữ liệu thực tế từ đơn vị chi trả thu nhập. Vì vậy, người nộp thuế cần có chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (do đơn vị trả thu nhập cấp) hoặc các chứng từ nộp thuế trực tiếp nếu tự nộp. Việc thiếu chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ có thể khiến hồ sơ hoàn thuế bị yêu cầu bổ sung, bị trả lại hoặc chậm xử lý.

Thuộc đối tượng phải trực tiếp quyết toán hoặc ủy quyền đúng quy định

Theo Điều 26 Thông tư 111/2013/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn, không phải ai cũng bắt buộc phải tự quyết toán. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi duy nhất, đã ủy quyền cho tổ chức chi trả quyết toán thay thì không cần tự làm.

Ngược lại, những trường hợp sau phải tự quyết toán (xem thêm bài viết về khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN):

• Có thu nhập từ hai nơi trở lên trong năm.
• Có thu nhập ngoài tiền lương như cho thuê tài sản, trúng thưởng, hoặc phát sinh các khoản khấu trừ bổ sung (người phụ thuộc, bảo hiểm) chưa được đơn vị tính đủ.

Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?

Chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ giúp quá trình xử lý hồ sơ diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng phải bổ sung nhiều lần. Sau đây là những hồ sơ cần chuẩn bị để làm thủ tục hoàn thuế theo từng trường hợp.

Đối với cá nhân tự quyết toán trực tiếp

Theo quy định hiện hành, cá nhân tự quyết toán trực tiếp không phải lập hồ sơ hoàn thuế riêng biệt. Khi quyết toán thuế, người nộp thuế chỉ cần kê khai số tiền đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thuế. Cụ thể, hồ sơ gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC), trong đó ghi rõ số tiền đề nghị hoàn tại chỉ tiêu tương ứng.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do từng đơn vị chi trả cấp, nếu có nhiều nguồn thu nhập thì cần chứng từ từ tất cả các đơn vị.
• Căn cước công dân (bản sao hoặc chỉ khai thông tin khi nộp online).
• Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn (số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh).

Lưu ý: Nếu nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thuế điện tử, hệ thống sẽ tự liên kết với dữ liệu định danh và bạn không cần đính kèm bản scan CCCD.

Đối với cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp (tổ chức chi trả)

Trường hợp này, tổ chức chi trả thu nhập sẽ đứng ra làm thủ tục quyết toán và đề nghị hoàn thay cho người lao động. Hồ sơ do tổ chức chuẩn bị gồm:

• Mẫu số 01/ĐNXLNT (Đơn đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa), ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Văn bản ủy quyền của từng cá nhân cho tổ chức thực hiện.
• Bảng kê chứng từ nộp thuế mẫu số 02-1/HT kèm theo.

Người lao động trong trường hợp này chỉ cần ký ủy quyền và cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng. Tiền hoàn sẽ được chuyển về tài khoản cá nhân, không đi qua công ty.

Cách thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân chi tiết

Hiện nay có ba cách phổ biến để người lao động thực hiện quyết toán và đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân.

Cách 1: Hoàn thuế online qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn)

Đây là phương thức được khuyến nghị hiện nay vì nhanh nhất và giảm thiểu sai sót khi hệ thống có thể tự điền dữ liệu từ nguồn thu nhập đã kê khai. Thực hiện theo 6 bước sau:

• Bước 1: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản thuế cá nhân (đăng nhập qua VneID hoặc tài khoản thuế điện tử đã đăng ký).
• Bước 2: Vào mục Kê khai thuế, chọn Quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Bước 3: Hệ thống sẽ hỗ trợ điền sẵn một số dữ liệu từ nguồn thu nhập đã được đơn vị chi trả kê khai. Kiểm tra kỹ và bổ sung các thông tin còn thiếu.
• Bước 4: Chọn mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN, nhập đầy đủ các chỉ tiêu về thu nhập, giảm trừ gia cảnh (bản thân và người phụ thuộc), bảo hiểm bắt buộc và các khoản từ thiện nếu có.
• Bước 5: Tại phần kết quả tính thuế, nếu số thuế phải nộp nhỏ hơn số đã khấu trừ, hệ thống sẽ hiển thị số tiền được hoàn. Tích chọn Đề nghị hoàn và nhập thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền.
• Bước 6: Ký điện tử bằng mã OTP hoặc chữ ký số và gửi hồ sơ. Hệ thống xác nhận tiếp nhận và cấp mã tra cứu.

Cách 2: Hoàn thuế qua ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại

eTax Mobile là ứng dụng di động của Tổng cục Thuế, hỗ trợ đầy đủ các chức năng kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân ngay trên điện thoại. Thực hiện theo 9 bước:

• Bước 1: Tải ứng dụng eTax Mobile (có trên App Store và Google Play), đăng nhập bằng tài khoản VneID hoặc tài khoản thuế điện tử.
• Bước 2: Tại màn hình chính, chọn Quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Bước 3: Chọn kỳ quyết toán (năm thuế cần thực hiện).
• Bước 4: Ứng dụng sẽ hiển thị dữ liệu thu nhập đã được đồng bộ từ đơn vị chi trả. Kiểm tra và bổ sung nếu có thu nhập từ nguồn khác chưa được cập nhật.
• Bước 5: Nhập thông tin giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc đã đăng ký.
• Bước 6: Hệ thống tự tính thuế và hiển thị kết quả. Nếu có số dư được hoàn, chọn Đề nghị xử lý khoản nộp thừa.
• Bước 7: Nhập số tiền đề nghị hoàn và thông tin tài khoản ngân hàng thụ hưởng.
• Bước 8: Đính kèm tờ khai 02/QTT-TNCN đã hoàn thiện (ứng dụng hỗ trợ xuất trực tiếp từ dữ liệu đã nhập).
• Bước 9: Nhập mã OTP gửi về số điện thoại đăng ký để xác nhận và hoàn thành gửi hồ sơ.

Thông thường, cơ quan thuế xử lý hồ sơ hoàn thuế trong vòng 6 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (theo Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019). Tiền được chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký.

Cách 3: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện

Đây là lựa chọn phù hợp cho những người chưa quen với nộp thuế điện tử hoặc gặp khó khăn trong việc đăng nhập hệ thống trực tuyến.

Người nộp thuế chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở phần trên, in mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN từ website của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn), điền tay hoặc điền bằng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK rồi in ra.

Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý hoặc Cục Thuế tỉnh/thành phố nơi người nộp thuế đăng ký quyết toán. Nếu gửi qua bưu điện, dùng hình thức bảo đảm để có giấy xác nhận ngày gửi làm căn cứ tính thời hạn.

Lời kết

Hoàn thuế thu nhập cá nhân không phức tạp nếu bạn hiểu rõ mình có thuộc diện được hoàn hay không và chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu. Bạn có thể dùng công cụ tính thuế thu nhập cá nhân để kiểm tra nhanh số thuế thực tế phải nộp. Tuy nhiên, nếu không chắc chắn về tình huống cụ thể của mình, bạn nên tham khảo trực tiếp cán bộ thuế tại Chi cục Thuế hoặc liên hệ tư vấn viên thuế trước khi nộp hồ sơ để tránh sai sót không đáng có.